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Arbeiten im Homeoffice - Wichtiges für Arbeitgeber und Beschäftigte

Das Arbeiten von Zuhause aus -im Homeoffice- wird zunehmend aktueller. Aber wie steht es dabei um den notwendigen Datenschutz? Was gilt es zu beachten?

Werden personenbezogene Daten verarbeitet?

Nur wenn tatsächlich personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, greifen die Regelungen des Datenschutzgesetze. In den allermeisten Fällen wird die Frage  wohl mit ja beantwortet werden müssen.  Dann muss geklärt werden, ob ein Heimarbeitsplatz überhaupt infrage kommen kann.

Klare Bedingungen und Richtlinien

Gezielte Datenschutzmaßnahmen sind geboten, damit keine Rechte Dritter verletzt werden. Haften muss bei Verstößen ggfs. nicht die/der Beschäftigte, sondern der Arbeitgeber. Deshalb soll die Arbeit im Homeoffice an klare Bedingungen geknüpft werden und diese idealerweise in einer verbindlichen Richtlinie niedergelegt werden.

Abschließbar und zugriffssicher

Das Homeoffice sollte jedenfalls ein separates, jederzeit abschließbares Arbeitszimmer sein. Für Unterlagen, Dokumente und Datenträger muss ein abschließbarer Schrank am Heimarbeitsplatz zur Verfügung stehen. PC, Notebook usw. dürfen ausschließlich berufliche Zwecke genutzt werden. Private E-Mails und privates Surfen sind tabu.

Kein anderes Haushaltsmitglied darf Zugriff auf die Daten haben, deshalb muss der Rechner immer dann gesperrt werden, wenn die/der Beschäftige nicht zugegen ist.

Rechner und Datenträger müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Der Computer muss passwortgeschützt sein, Datenübertragung und E-Mail-Verkehr müssen verschlüsselt sein. Der Fernzugang auf Systeme des Unternehmens erfolgt idealerweise über VPN.

Für Akten und Dokumente in Papierform sollten Ausdruck, Kopie, Aufbewahrung und Vernichtung in Übereinstimmung mit dem Datenschutz geregelt sein.

Kontrolle

Beschäftigte im Homeoffice müssen wissen, dass Arbeitgeber und Datenschutzbehörden kontrollieren können. Das dient der Überprüfung, ob die Regeln und der Datenschutz eingehalten werden. Um ganz sicher zu sein, dass alles seine Richtigkeit hat, ist das Hinzuziehen eines Datenschutzbeauftragten bei der Konzeption des Heimarbeitsplatzes sinnvoll.

Information

Natürlich ist es wichtig, dass Beschäftigte von Anfang an über die o.a. genannten Datenschutzmaßnahmen umfassend informiert werden. Auch hier kann ein Datenschutzexperte helfen, zu den richtigen Entscheidungen zu finden.

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