Arbeiten im Homeoffice - Wichtiges für Arbeitgeber und Beschäftigte
Das Arbeiten von Zuhause aus -im Homeoffice- wird zunehmend aktueller. Aber wie steht es dabei mit dem notwendigen Datenschutz? Was gilt es zu beachten?
Werden personenbezogene Daten verarbeitet?
Nur wenn tatsächlich personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, greifen die Regelungen des Datenschutzgesetze. In den allermeisten Fällen wird die Frage wohl mit ja beantwortet werden müssen. Dann muss geklärt werden, ob ein Heimarbeitsplatz überhaupt infrage kommen kann.
Achtung: Wenn im Homeoffice zwar keine personenbezogenen Daten, wohl aber andere sensible Firmendaten verarbeitet werden, ist deren Sicherheit und Vertraulichkeit wichtig. Dann sollten für deren Verarbeitung die gleichen Maßstäbe wie für die personenbezogenen Daten angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie hier: Neues Geschäftsgeheimnisgesetz: Das müssen Unternehmen jetzt tun.
Klare Bedingungen und Richtlinien
Gezielte Datenschutzmaßnahmen sind geboten, damit keine Rechte Dritter verletzt werden. Haften muss bei Verstößen ggfs. nicht die/der Beschäftigte, sondern der Arbeitgeber. Deshalb soll die Arbeit im Homeoffice an klare Bedingungen geknüpft werden und diese idealerweise in einer verbindlichen Richtlinie niedergelegt werden.
Abschließbar und zugriffssicher
Das Homeoffice sollte jedenfalls ein separates, jederzeit abschließbares Arbeitszimmer sein. Für Unterlagen, Dokumente und Datenträger muss ein abschließbarer Schrank zur Verfügung stehen. PC, Notebook usw. dürfen ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Private E-Mails und privates Surfen sind tabu.
Kein anderes Haushaltsmitglied darf Zugriff auf die Daten haben, deshalb muss der Rechner immer dann gesperrt werden, wenn die/der Beschäftige nicht zugegen ist.
Rechner und Datenträger müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Der Computer muss passwortgeschützt sein, Datenübertragung und E-Mail-Verkehr müssen verschlüsselt sein. Der Fernzugang auf Systeme des Unternehmens erfolgt idealerweise über VPN.
Für Akten und Dokumente in Papierform sollten Ausdruck, Kopie, Aufbewahrung und Vernichtung in Übereinstimmung mit dem Datenschutz geregelt sein.
Kontrolle
Beschäftigte im Homeoffice müssen wissen, dass sie vom Arbeitgeber und/oder den Datenschutzbehörden kontrollieren werden können. Das dient der Überprüfung, ob die Regeln und der Datenschutz eingehalten werden. Um ganz sicher zu sein, dass alles seine Richtigkeit hat, ist das Hinzuziehen eines Datenschutzbeauftragten bei der Konzeption des Heimarbeitsplatzes sinnvoll.
Information
Natürlich ist es wichtig, dass Beschäftigte von Anfang an über die o.a. genannten Datenschutzmaßnahmen umfassend informiert werden. Auch hier kann ein Datenschutzexperte helfen, die richtigen Formulierung zu finden.