Das Hinweisgeberschutzgesetz und die Einführung eines "Whistleblower-Portals"

Hinweisgeberschutzgesetz

Im Frühjahr 2023 wird voraussichtlich das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet werden. Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern müssen danach innerhalb von drei Monaten Kanäle einrichten, in denen Missstände sicher gemeldet werden können. Für kleine Unternehmen ist eine Übergangsfrist bis Dezember 2023 vorgesehen. Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten sind ausgenommen.

Grundsätzlich sollen mit dem Gesetz Personen geschützt werden, die Verstöße in bestimmten Unternehmensbereichen melden. Das heißt im Umkehrschluss, dass Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern entsprechende Meldewege einrichten und anbieten müssen.

Meldewege

Mögliche Meldewege sind:
• telefonisch,
• schriftlich (Mail/Brief),
• persönlich oder
• über ein Whistleblowing-Portal.

Es muss klar definiert sein, an wen die Meldung gerichtet ist, wer Zugriff auf diese hat, wie mit Rückfragen verfahren wird und innerhalb welcher Frist eine Rückmeldung erfolgen sollte. Ganz wichtig: Meldungen müssen anonym abgegeben werden können.

Weitere Details:
• Das Unternehmen muss eine Person oder Dienststelle benennen, die die Aufgabe hat, Meldungen entgegenzunehmen und    angemessene Folgemaßnahmen in die Wege zu leiten.
• Der Eingang einer Meldung muss innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden.
• Folgemaßnahmen müssen innerhalb von drei Monaten initiiert werden.
• Innerhalb von drei Monaten muss der Hinweisgeber eine Rückmeldung über die getroffenen Maßnahmen bekommen.
• Das Verfahren ist vertraulich und muss entsprechend dokumentiert werden.
• Zwei Jahren nach Abschluss des Verfahrens ist die Dokumentation zu vernichten.

Tatbestände

Tatbestände, die ein Whistleblower melden kann, sind:

• Verstöße gegen deutsche Vorschriften, z. B. im Arbeitsschutz, beim Gesundheitsschutz, bei Verstößen gegen das Mindestlohngesetz oder gegen Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetze

• Verstöße gegen Rechtsnormen. z. B. in den Bereichen Auftragswesen, Finanzdienstleistungen, Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, öffentliche Gesundheit, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen, Verstöße, die darauf abzielen, sich einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des geltenden Körperschaftsrechts zuwiderläuft u.v.m.

Schutz der Hinweisgeber

Geschützt ist jede Person, die einen Hinweis gibt, zum Zeitpunkt des Hinweises einen hinreichenden Grund hatte, die gemeldeten Verstöße für wahr zu halten und die gemeldeten Verstöße auch gesetzlich relevant sind.

Bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Weitergabe unrichtiger Informationen ist der Hinweisgeber dagegen nicht geschützt. In diesen Fällen haftet der Whistleblower für den daraus entstehenden Schaden.

Der Schutz umfasst Schutz vor Kündigung, Untersagung einer Beförderung, Gehaltskürzung, Mobbing, Diskriminierung, Schädigung in den sozialen Medien, Entzug einer Lizenz oder Genehmigung sowie negative Leistungsbeurteilung.
Beteiligung des Betriebsrats

Mitbestimmung

Schon bei der Einführung eines Hinweisgeberschutzsystems ist der Betriebsrat entsprechend einzubinden, da nach § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG der Arbeitgeber den Betriebsrat rechtzeitig und umfassend über alles zu unterrichten hat, was dieser für die Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt. Das soll dem Betriebsrat ermöglichen, in eigener Verantwortung zu prüfen, ob Beteiligungsrechte bestehen oder ob sonstige Aufgaben wahrzunehmen sind.

Auch bei der personellen „Ausstattung“ der Meldestelle könnten sich mitbestimmungspflichtige Tatbestände nach § 99 BetrVG ergeben, weil beispielsweise neues Personal eingestellt würde oder aber Beschäftigte zusätzlich zu ihrer „normalen“ Tätigkeit mit der Wahrnehmung von Aufgaben der Meldestelle betraut werden.

Prozessdarstellung

Merz-Datenschutz als Whistleblowing-Portal

Merz-Datenschutz bietet Ihnen die Einrichtung eines rechtssicheren Whistleblowing-Portals, das alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Auf Wunsch bieten wir auch die Stelle als Hinweisempfänger (Ombudsmann) dazu an.

Die Details des Portals im Überblick

• Online-Portal zur anonymen Hinweisabgabe

• Automatische Empfangsbestätigung der Hinweise

• Mehrsprachig und individuell anpassbar

• Sicherer Kommunikationskanal

• Eigene Domain

• Betrieb auf georedundanten DNS-Servern in Deutschland

• Verschlüsselung nach dem Stand der Technik

• Hosting des Proxys in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland

• Sicherer Datei-Upload
• Auf Wunsch inkl. Hinweisempfänger (Ombudsmann)