Merz-Datenschutz
Ihr Experte rund um den Datenschutz im Unternehmen

Wenn Lohn- und Gehaltsabrechnungen und die Finanzbuchhaltung an einen externen Dienstleister vergeben werden, ist dafür keine Einwilligung der Betroffenen erforderlich. 

Das geben die unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder als Orientierung für die praktische Umsetzung der Datenschutzverordnung bekannt. (Diese Auffassung steht zwar unter dem Vorbehalt einer zukünftigen – möglicherweise abweichenden – Auslegung des Europäischen Datenschutzausschusses, ist für uns aber bis dahin verbindlich.)

Merz-Datenschutz, Einholen von Auskünften

Dienstleister (wie z.B. häufig Steuerberater/innen), die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Finanzbuchhaltung für Arbeitgeber vornehmen, verarbeiten die persönlichen Daten nach fest vorgegebenen Regeln, ohne dass ihnen dabei ein eigener Entscheidungsspielraum zukommt. Die Durchführung dieser Dienstleistungen ist somit als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO einzuordnen.

Es besteht vielmehr zwischen dem Unternehmen und seinem Auftragsverarbeiter ein „Innenverhältnis“, bei dem die Verarbeitung der Daten grundsätzlich dem Verantwortlichen im Unternehmen zugerechnet wird. Daraus folgt: Für die Weitergabe von personenbezogenen Daten an den Auftragsverarbeiter und die Verarbeitung durch den Auftragsverarbeiter bedarf es regelmäßig keiner weiteren Rechtsgrundlage im Sinne von Art. 6 bis 10 DS-GVO als derjenigen, auf die der Verantwortliche selbst die Verarbeitung stützt.

Im Klartext: Die Weitergabe von personenbezogenen Kunden- und Mitarbeiterdaten, deren Verarbeitung der Vertragserfüllung dienen, an einen Auftragsverarbeiter ist auch ohne Einwilligung der Betroffenen erlaubt. Auf eine entsprechende Klausel in Verträgen und eine Unterschrift kann daher verzichtet werden.

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