Merz-Datenschutz
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Wie gestalte ich die E-Mail-Kommunikation in meinem Unternehmen Datenschutz-sicher?

Merz-Datenschutz, aktueller Tipp zur E-Mail-Kommunikation

Mit E-Mails werden elektronische Daten über das Internet von Computer zu Computer kommuniziert. Dabei ist die Virenproblematik von besonderer Bedeutung. Deshalb müssen alle Dateianhänge eingehender E-Mails sehr sensibel gehandhabt werden.

Aus Sicht des Datenschutzes dürfen längst nicht alle Informationen per E-Mail verbreitet werden. Dazu gehören zu Beispiel Patientendaten oder ähnlich vertrauliche Informationen.

Beim Einsatz von E-Mails im Unternehmen müssen jedenfalls verbindliche Regeln eingeführt und von allen MA beachtet werden. Hier eine Liste der wichtigsten:

  • Weisen Sie Ihre MA an, E-Mails regelmäßig zu löschen.
  • Dateianhänge ebenso wie Werbe-/Spammails sind anfällig für schadhafte Funktionen. Schulen Sie Ihre MA darin, sorgsam mit E-Mails umzugehen, verdächtige Anhänge und unerwartet erhaltene E-Mails nicht zu öffnen.
  • Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, welche Informationen nicht oder nur verschlüsselt per E-Mail versandt werden dürfen.  Kunden- oder Patientendaten sind ein Beispiel für Informationen, die nicht unverschlüsselt per E-Mail versandt werden sollten.
  • Setzen Sie ein Produkt zur Verschlüsselung von E-Mails ein, wenn Sie per E-Mail sensible Daten austauschen 
  • Erstellen Sie eine Vertretungsregelung, so dass E-Mails von Mitarbeitern, die im Urlaub oder erkrankt sind, von den jeweils benannten Vertretern bearbeitet werden.

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