Bußgeld für offenen E-Mailverteiler mit vielen Empfängern
Datenschutzbehörden haben gegen die Mitarbeiterin eines Unternehmens ein Bußgeld verfügt. Der Grund: Sie hatte Email-Adressen einem großen Empfängerkreis übermittelt und das mit einem offenen E-Mail-Verteiler.
Das kann schnell passieren.
Oft möchte man eine E-Mail mehreren Empfängern gleichzeitig senden. Wenn Sie nun alle Empfänger-Adressen in das Feld „AN“ eintragen, kann jeder Empfänger sehen, wer außer ihm die E-Mail noch bekommen hat.
Was ist das Problem?
E-Mailadressen sind personenbezogenen Daten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), die an Dritte nur mit Einwilligung oder aufgrund einer gesetzlichen Grundlage übermittelt werden dürfen. Liegt eine Einwilligung nicht vor, ist die Verwendung des offenen Verteilers datenschutzrechtlich zu beanstanden. Datenschutzbehörden haben deshalb bereits Bußgelder gegen Mitarbeiter und sogar gegen die Unternehmensleitung verhängt. Gegen die Unternehmensleitung deshalb, weil diese es versäumt hat, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen und zu überwachen.
Was also tun?
Die Verwendung von offenen E-Mailverteilern ist zu vermeiden, es sei denn, die Inhaber der E-Mailadressen haben dazu ihre Einwilligung erteilt. Davon kann man aber so gut wie nie ausgehen.
Tragen Sie statt in das „AN-Feld“ oder „CC-Feld“, die Adressen mehrerer Empfänger das „BCC-Feld“ ein. So wird die Übertragung der Email-Adressen an alle Empfänger vermieden.
Der Versand einer E-Mail als Blindkopie ist einfach:
1. Die eigene Adresse in das „An-Feld“ eintragen.
2. Die E-Mailadressen aller Empfänger in das „BCC-Feld“ eintragen. (Möglichweise muss das „BCC-Feld“, je nach Email-Programm, erst noch hinzugefügt werden.)
3. E-Mail an sich selbst abschicken. Alle Empfänger im BCC-Feld erhalten eine sogenannte (Blind-)Kopie. Die E-Mailadressen der anderen Empfänger sind nicht zu sehen.