Merz-Datenschutz
Ihr Experte rund um den Datenschutz im Unternehmen

Wann ist eine Dienstleistung eine vertragspflichtige Auftragsverarbeitung?

Outsourcing von Dienstelistungen - Auftragsverarbeitung

Kaum ein Betrieb kommt ohne „Outsourcing“ von Dienstleistungen aus: Aktenvernichtung, Lohnbuchhaltung, IT-Services und Mailing-Aktionen sind wohl die häufigsten Arbeiten, die von Dritten erledigt werden. Diese sogenannte Auftragsverarbeitung wirft in der Praxis immer wieder Fragen auf. Selbst gestandene Fachleute haben damit ihre Probleme.  

Die Frage ist immer wieder: handelt es sich im Sinne der DS-GVO bei einer Vergabe von Dienstleistungen an Dritte immer um eine Auftragsverarbeitung und braucht es dann immer einen Verarbeitungsvertrag? 

Die Funktion eines Auftragsverarbeiters (AV) besteht grundsätzlich darin, personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmens zu verarbeiten. Der AV hat dabei keine Entscheidungskompetenz, wie und wo er seine Arbeit verrichtet, die Weisungsbefugnis und damit Verantwortung (auch für die Datensicherheit) bleibt beim Auftraggeber.  

Im Umkehrschluss heißt das, dass es sich nicht um eine Auftragsverarbeitung handelt, wenn der AV in eigener Verantwortung handelt. In diesem Fall ist der Auftragnehmer selbst dafür verantwortlich, die datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten, wie z.B. die technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Das ist sehr vereinfacht dargestellt, mag aber immerhin als Faustregel gelten.

Die folgende Tabelle zeigt einige Beispiele. 

Tätigkeit durch   Dritte

Tätigkeitsmerkmale

AV-Vertrag

Aktenvernichtung

Akten werden im Unternehmen abgeholt und in einem Fahrzeug oder in den Räumen des Aktenvernichters vernichtet

ja

IT-Wartung

Findet in den Räumen und im Netzwerk des Unternehmens und unter Aufsicht des Verantwortlichen statt

nein

IT-Wartung

Findet in eigener Verantwortung des Dienstleisters an beliebigem Ort und zu beliebigen Zeiten statt.  (Fernwartung)

ja

Lohnbuchhaltung

Findet eigenständig außerhalb des Unternehmens statt

ja

Lohnbuchhaltung

Wird von einem Steuerberater „miterledigt“

nein

Marketing-/ Mailing-Service


zurück zu Info-Service

Wird an einen Lettershop vergeben

ja