Merz-Datenschutz
Ihr Experte rund um den Datenschutz im Unternehmen
auch Vereine sind dem Datenschutz verpflichtet

Auch Vereine unterliegen den Regelungen zum Datenschutz.

Jeder Verein muss zur Betreuung seiner Mitglieder deren personenbezogene Daten verarbeiten.
Das beginnt schon beim Eintritt in den Verein und zieht sich durch alle Vereinsaktivitäten. Dabei gelten grundsätzlich alle Regeln der Datenschutzgesetze. Unerheblich ist dabei, ob der Verein ins Vereinsregister eingetragen ist oder nicht. 

Braucht ein Verein einen Datenschutzbeauftragten

Braucht der Verein einen Datenschutzbeauftragten?

Ein Datenschutzbeauftragter ist zu benennen, wenn mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Zur Vermeidung einer Interessenkollision dürfen die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten nicht vom Vereinsvorstand oder dem für die Datenverarbeitung des Vereins Verantwortlichen wahrgenommen werden, da diese Personen sich nicht selbst wirksam überwachen können. Der Datenschutzbeauftragte muss nicht Mitglied des Vereins sein.

Es gibt noch weitere Gründe, warum ein Verein einen Datenschutzbeauftragten benennen muss. Dazu sollte sich jeder Verein eine gesonderte Beratung einholen.

Merz-Datenschutz bietet Vereinen eine qualifizierte, unverbindliche Erstberatung.

Immer wieder werden die Verantwortlichen eines Vereins mit Fragen konfrontiert, die nicht immer leicht zu beantworten sind. Hier einige Beispiele:

Dürfen Mitglieder auf die Daten anderer Mitglieder zugreifen

Dürfen Mitglieder eines Vereins auf Daten anderer Mitglieder zugreifen?

Das ist grundsätzlich nicht zulässig. Es sei denn, dass der Vereinszweck gerade darin besteht, mit Menschen, die sich in derselben Situation befinden, in Kontakt treten und sich austauschen zu können. Dann ist die Verbreitung einer Mitgliederliste unter den Vereinsangehörigen datenschutzrechtlich möglich. Zweckmäßigerweise sollten dann die Vereinsmitglieder frühzeitig, zum Beispiel im Aufnahmeantrag, auf diese Möglichkeit hingewiesen werden, um ggf. einer Weitergabe ihrer Daten widersprechen zu können.

Informationen am Schwarzen Brett

Dürfen Informationen über Mitglieder am "Schwarzen Brett" oder auf der Vereins-Website veröffentlicht werden?

In vielen Vereinen ist es üblich, Informationen wie z.B. Mannschaftsaufstellungen oder Ergebnislisten, an einem „Schwarzen Brett“, in Vereinsblättern oder Websites bekannt zu machen. Das führt dazu, dass auch vereinsfremde Personen von persönlichen Angelegenheiten der Vereinsmitglieder Kenntnis erhalten können. Auch wenn derartige Veröffentlichungen für die Erreichung der Ziele des Vereins üblich und geboten sind, müssen diese Mitteilungen unterbleiben, wenn ihnen schutzwürdige Belange der Betroffenen entgegenstehen. Deswegen sollte jedes Vereinsmitglied rechtzeitig informiert werden, was wann wo auf welchem Wege der Öffentlichkeit bekannt gemacht wird, damit der Veröffentlichung widersprochen werden kann. Siehe auch hier!

Mitgliederdaten an Dachverband

Dürfen die Mitgliederdaten einem Dachverband des Vereins übermittelt werden?

Die Mitgliederdaten eines Vereins sind nicht automatisch auch Daten eines Dachverbandes, dem der Verein angehört. Vielmehr ist der Dachverband datenschutzrechtlich wie eine „fremde“ Stelle zu behandeln. Personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder dürfen dem Dachverband nur zur Verfügung gestellt werden, wenn dieser eine Aufgabe erfüllt, die letztlich auch im berechtigten Interesse des übermittelnden Vereines liegt.

Wann Mitgliedsdaten löschen?

Wann müssen Mitgliederdaten gelöscht werden?

In jedem Verein muss es für die Verwaltung der Mitgliederdaten eine sog. Datenlöschkonzeption geben. In dieser ist festzulegen, wann welche Daten der Mitglieder zu löschen sind. Dabei gilt die Faustregel, dass eine Löschung erst geboten, aber dann auch tatsächlich vorzunehmen ist, wenn nach dem Austritt eines Mitgliedes nicht mehr mit Rückfragen wegen der erloschenen Mitgliedschaft gerechnet werden muss.

Bei diesen und vielen weitere Fragen kann Ihnen die Expertise von Merz-Datenschutz weiterhelfen. Dazu gehört ggf. auch die Stellung eines externen Datenschutzbeauftragten. Eine Erstberatung ist immer unverbindlich und kostenlos. Ansonsten gilt für Vereine eine besondere, reduzierte Preisliste. Zögern Sie nicht, mit uns in Kontakt zu treten.